Dari sisi administrasi, panitia juga merencanakan penyampaian surat resmi kepada Dinas Pendidikan Kota Makassar dan Kepala SMP Negeri 21 Makassar. Surat tersebut disiapkan sebagai bagian dari koordinasi dan penyampaian undangan kepada pihak terkait.
Selain administrasi, kebutuhan atribut pelantikan turut menjadi perhatian. Panitia membahas persiapan pataka atau panji organisasi, simbol IKA, backdrop, panggung, serta perlengkapan seremonial lainnya. Perangkat teknis seperti layar, proyektor, mikrofon, dan sistem audio juga akan disesuaikan dengan kebutuhan acara.
“Kami ingin seluruh kebutuhan acara terdata dengan baik. Karena itu, survei lokasi dan koordinasi dengan vendor juga diperlukan sebelum menentukan perlengkapan yang akan diproduksi atau dipesan,” ujar Jantra.
Panitia selanjutnya akan melakukan pendataan pengurus melalui Google Form. Data yang dihimpun mencakup nama lengkap, angkatan, jabatan, dan foto yang akan digunakan untuk penyusunan materi publikasi serta tampilan pengurus saat pelantikan.
Pendataan ukuran pakaian pengurus juga masuk dalam agenda persiapan. Panitia akan berkoordinasi dengan vendor untuk memperoleh panduan ukuran agar pemesanan dapat dilakukan sesuai kebutuhan.
Tak hanya mempersiapkan seremoni pelantikan, panitia juga merencanakan pembuatan video yang menampilkan kegiatan alumni dan sejarah SMP Negeri 21 Makassar. Materi sejarah sekolah akan diverifikasi terlebih dahulu melalui pihak sekolah atau arsip resmi untuk memastikan akurasi informasi yang disajikan.
Untuk memperlancar komunikasi, panitia berencana membentuk grup WhatsApp khusus. Grup tersebut akan digunakan untuk menyampaikan informasi, membagi pekerjaan, mengingatkan tenggat waktu, serta memantau perkembangan tugas setiap penanggung jawab.
Berdasarkan rencana tindak lanjut rapat, sejumlah pekerjaan akan dilakukan secara bertahap mulai 27 Oktober hingga menjelang pelaksanaan. Agenda tersebut meliputi penyusunan surat dan daftar undangan, survei hotel, pendataan pengurus, pemesanan pakaian, penyusunan video, produksi atribut dan backdrop, hingga pemeriksaan akhir perlengkapan.
Menjelang hari pelaksanaan, panitia juga merencanakan gladi kotor dan gladi bersih untuk memastikan kesiapan susunan acara, pengurus, perlengkapan, dan kebutuhan teknis lainnya.
Editor : Muhammad Nur
Artikel Terkait
